Účetnictví, daňová evidence nebo paušální výdaje?

Podnikáte jako fyzická osoba – vyplatí se Vám vést účetnictví, daňovou evidenci nebo uplatnit paušální výdaje?

Účetnictví nebo jiné formy evidence podnikatelské činnosti vznikly z praktické potřeby obchodníků, řemeslníků a dalších podnikatelů, aby znali stav, vývoj a složení svého majetku, zda a z jakých činností vydělávají, kolik dluží svým dodavatelů a kolik naopak jim dluží odběratelé. Podnikající fyzické osoby nemají automatickou povinnost vést účetnictví na rozdíl od jiných obchodních korporací (v.o.s., k.s., s.r.o., a.s., družstvo), pokud:

  • nepřekročí obrat 25 mil. Kč za předcházející rok (v tomto roce se stávají účetní jednotkou a následující rok musí začít vést účetnictví);
  • pokud nejsou jako fyzická osoba vedená v obchodním rejstříku – fyzická osoba se musí do obchodního rejstříku zapsat v případě, že výše jejích příjmů či výnosů dosáhla či přesáhla dvě po sobě jdoucí účetní období v průměru částku 120 mil. Kč, nebo provozuje živnost průmyslovým způsobem (ihned od okamžiku zápisu v obchodním rejstříku se musí začít vést účetnictví);
  • pokud se pro to dobrovolně nerozhodnou.

Pokud tyto podmínky nesplňujete, pak pro výpočet daně z příjmů můžete tedy místo účetnictví:

Na úvod je třeba říct hlavní podstatu vedení účetnictví – jde o zaznamenávání nákladů a výnosů (majetku a závazků), nikoliv příjmů a výdajů jako u vedení daňové evidence, nebo pouze příjmů jako u uplatňování paušálních výdajů. Jaký je v tom tedy rozdíl?

Příjmy – přijaté peníze v pokladně nebo na bankovním účtu, rozhodující je okamžik zaplacení

Výdaje – úbytek peněz v pokladně nebo na bankovním účtu, rozhodující je okamžik zaplacení

Výnosy – výkony vyjádřené v Kč, není rozhodující okamžik zaplacení, ale okamžik provedení výkonu

Náklady – spotřeba hospodářských prostředků, cizích výkonů nebo práce pracovníků podniku, není rozhodující okamžik zaplacení, ale okamžik provedení výkonu

Vedení účetnictví (podvojné účetnictví)

Vedení účetnictví se řídí zákonem o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů) a podává komplexnější pohled na hospodaření podniku a dává veškeré činnosti do časové souvislosti (poskytli jste službu minulý rok, pak je výnosem minulého roku, i když jste za ní dostali zaplaceno tento rok, v tomto roce je tedy příjmem).

Teď Vás možná napadá otázka, jak je to s daněmi? Budu platit daň z příjmů ze svých výnosů nebo z příjmů? Odpovědí je, že to právě závisí na tom, jestli vedete účetnictví nebo daňovou evidenci (resp. uplatňujete paušální výdaje).

Pokud totiž vedete účetnictví (tzn., že jste účetní jednotkou), pak se daň z příjmů vypočítává podle vašeho výsledku hospodaření, tj. rozdílem mezi Vašimi výnosy a náklady. Tento rozdíl se pak ještě dále upravuje o další položky (od výsledku hospodaření si například ještě můžete odečíst ztrátu z minulých let, podrobnosti o dalších snižujících nebo zvyšujících položkách základu daně jsou upraveny v § 23 odst. 3 zákona o dani z příjmů). Pokud máte ztrátu, pak neplatíte nic (a její výši si můžete odečíst od případného zisku v budoucnu). Pokud vykážete zisk, pak zaplatíte daň z příjmů ve výši 19%.

Daňová evidence

Daňovou evidencí se pro účely daní z příjmů rozumí evidence pro účely stanovení základu daně a daně z příjmů. Tato evidence obsahuje údaje o:

a) příjmech a výdajích, v členění potřebném pro zjištění základu daně,

b) majetku a dluzích.

Daňová evidence je jednoduší na zpracování než vedení účetnictví.

Paušální výdaje

Při uplatňování paušálních výdajů jako % z příjmů evidujete pouze své příjmy a pohledávky. Jestliže neuplatníte výdaje prokazatelně vynaložené, můžete uplatnit:

a) 80 % z příjmů ze zemědělské výroby, lesního a vodního hospodářství a ze živností řemeslných,

b) 60 % z příjmů z živnostenského podnikání (s výjimkou živností řemeslných) – živnosti volné, vázané nebo koncesované – jedná se např. o velkoobchod a maloobchod, ubytovací služby, reklamní činnost a marketing, fotografické služby i služby poskytované pro zemědělství a lesnictví,

c) 40 % z příjmů z jiného podnikání, anebo z příjmů z jiné samostatné činnosti; nejvýše lze však uplatnit výdaje do částky 800 000 Kč – jde o příjmy podle zvláštních právních předpisů, např. lékaři, advokáti, daňoví poradci, činnost na základě autorského zákona, nezávislého povolání, tlumočníka, znalce, insolventního správce,

d) 30 % z příjmů z nájmu majetku zařazeného v obchodním majetku; nejvýše lze však uplatnit výdaje do částky 600 000 Kč.

Ve své podstatě však nemusí platit, že by daňová evidence byla náročnější než uplatnění paušálů. Máte-li příjmy z podnikání a jiné samostatné výdělečné činnosti, pro které platí různá procenta výdajů, evidujete je zvlášť. V daňovém přiznání je tabulka, do které rozepíšete příjmy podle druhu činnosti a uplatníte si k nim příslušné procento výdajů.

Představte si, že jste např. rodinná farma, na které zemědělsky hospodaříte, poskytujete i ubytovací služby pro turisty a zároveň prodáváte své výrobky ve vlastním obchodě. Na konci roku si spočítáte, že pro zemědělskou výrobu a ubytovací služby by se Vám vyplatilo uplatnění paušálu, pro maloobchod skutečné výdaje (čili daňová evidence). Bohužel to nejde kombinovat a musíte se rozhodnout pro jeden způsob uplatnění výdajů, a to buď výdaje skutečné (evidované v účetnictví nebo daňové evidenci), nebo paušální pro všechny druhy příjmů. Buď paušál na všechno, nebo na nic (výjimkou jsou příjmy z pronájmu, které kombinovat lze).

 Příklady z praxe – kdy se vyplatí vedení účetnictví, daňová evidence nebo paušální výdaje?

Podnikatelé – fyzické osoby – si často vedou evidenci svých příjmů (výnosů), výdajů (nákladů), pohledávek a závazků a po skončení účetního období si vyhodnocují, která možnost pro výpočet daně z příjmů se jim vyplatí.

Z daňového pohledu nemusí být rozdíl ve vedení účetnictví a daňové evidence tak zásadní. Museli byste např. maximum svých služeb poskytovat před koncem roku a dostávat za ně zaplaceno v roce příštím. Pokud byste vedli účetnictví, pak byste museli platit daň z příjmů již v roce poskytnutí služby a ne až za rok, kdy Vám bylo zaplaceno. Kdybyste takto své služby poskytovali každý rok, pak by to tolik vadit nemuselo, ale určitě by se Vám z ekonomického pohledu vyplatila spíš daňová evidence. Vedení účetnictví a daňové evidence se liší spíše v náročnosti na zpracování. Pokud již jednou vedete podvojné účetnictví, můžete přejít zpět na daňovou evidenci až po pěti letech, ve kterých máte obrat pod 25 milionů.

Mezi nejčastější osoby, které uplatňují paušální výdaje, patří účetní, grafici, překladatelé, marketingoví konzultanti, programátoři, finanční a jiní poradci, lidé na volné noze poskytující různé služby atd. Zjednodušeně nejvíce ti, kteří na živnostenský list poskytují své služby více firmám, které by jinak mohli dělat pro jednu firmu jako zaměstnanec (je to fakt dnešní doby s určitými pravděpodobně výhodnějšími daňovými dopady v současnosti, jak pro firmu, tak živnostníka, ale také s určitým nevýhodným postavením v budoucnosti). Velmi často totiž při své činnosti nemají dostatek výdajů, které by uplatnili a tak jsou paušální výdaje pro ně výhodnější (stačí jim počítač, občas kancelář a vlastní rozum).

Ve všech případech při přecházení z jednoho způsobu na druhý platí, že musíte určitým způsobem upravit své minulé výsledky hospodaření. Ale o tom někdy příště.

Co jsou to účetní a daňové doklady

Účetní doklad je průkazný účetní záznam o určité hospodářské nebo účetní operaci - jednoduše řečeno - dokládá jednotlivé činnosti v rámci Vašeho podnikání.

Podle zákona o účetnictví (§11, odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví) musí účetní doklady obsahovat tyto náležitosti:

  • Označení účetního dokladu - zajišťuje vazbu mezi jednotlivými účetními doklady a účetními záznamy buď v jedné, nebo několika číselných řadách.
  • Popis účetního případu a jeho účastníky - např. nákup zboží nebo materiálu od společnosti X (obchodní jméno a sídlo právnické osoby, nebo příjmení, jméno a místo podnikání fyzické osoby).
  • Peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství - např. počet kusů a cenu za jeden kus prodaného zboží.
  • Okamžik vyhotovení dokladu - kdy byl doklad vytvořen.
  • Okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení dokladu
  • Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování

Účetní doklady se rozdělují na vnější a vnitřní.

Vnější (externí) účetní doklady dokumentují hospodářské operace plynoucí ze styku podniku s vnějším okolím, jsou určeny k odeslání mimo podnik nebo naopak do účetní jednotky přicházejí zvenčí. Jsou to např.:

  • přijaté faktury od dodavatelů,
  • vydané faktury odběratelům,
  • příjmové pokladní doklady (účtenky, které někomu vystavíte za své produkty nebo služby při placení),
  • výdajové pokladní doklady (účtenky, které od někoho dostanete za jeho produkty nebo služby při placení),
  • výpisy z bankovních účtů,
  • doklady plynoucí ze styku účetní jednotky s pojišťovnami a institucemi sociálního zabezpečení.

Vnitřní (interní) účetní doklady slouží pro zaúčtování hospodářských operací uvnitř podniku:

  • příjemky (materiálu, výrobků, zboží),
  • výdejky (materiálu, výrobků, zboží),
  • zúčtovací a výplatní listiny,
  • zápis o převzetí dlouhodobého majetku,
  • inventární karta,
  • zápis o vyřazení dlouhodobého majetku,
  • atd.

Jak se vlastně účetní doklady zpracovávají? Nejdříve se přezkouší správnost dokladů z věcné a formální stránky, pak se jednotlivé doklady roztřídí podle druhů (přijaté faktury, vydané faktury, příjmové doklady, atd.), označí a zaúčtují do účetních knih (většinou do účetního softwaru).

Nakonec je důležité si doklady uschovat pro případné kontroly. Zákon o účetnictví stanovuje lhůty na archivaci dokladů, např. účetní výkazy 10 let, účetní doklady a účetní knihy 5 let od konce účetního období, kterého se týkají. Ale vzhledem k tomu, že většinou účetní doklady jsou i daňovými (zjednodušeně slouží pro výpočet daní a i jako důkazní břemeno, jeli-li Vám doměřena daň za minulá období při vykazování ztráty), je nutné je uchovávat déle a to po dobu 10 let (mzdové listy až 30 let!).

Daňový doklad je zjednodušeně faktura nebo účtenka, která musí mít náležitosti stanovené § 26-35, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (DPH) a vystavuje ho plátce DPH do 15 dnů ode dne uskuteční zdanitelného plnění (při prodeji zboží podle kupní smlouvy je to den dodání nebo den převzetí zboží, při poskytnutí služby je to den poskytnutí služby nebo den vystavení daňového dokladu, a to ten den, který nastane dříve, den uvedený ve smlouvě, ke kterému dochází k převodu práva, den přijetí úplaty, pokud je u převodu práva sjednán způsob stanovení úplaty a není známa její výše).

Daňový doklad může být vystaven jako zjednodušený nebo běžný. Zjednodušený daňový doklad vystavujete na základě vlastního uvážení a musí obsahovat:

  • Vaše jméno a příjmení (či firmu);
  • sídlo či místo podnikání;
  • Vaše DIČ;
  • evidenční číslo dokladu;
  • rozsah a předmět plnění (název zboží, služby, údaj o množství zboží, rozsahu služby);
  • datum vystavení;
  • datum uskutečnění zdanitelného plnění nebo datum přijetí úplaty, a to ten den, který nastane dříve, pokud není shodné s datem vystavení
  • cenu celkem včetně DPH;
  • údaj, zda pro zdanitelné plnění platí základní nebo snížená sazba DPH nebo jde o plnění osvobozené od DPH (viz § 46-47 zákona o DPH).

Běžný daňový doklad navíc obsahuje:

  • Vaše jméno a příjmení (firmu);
  • sídlo nebo místo podnikání osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění (kupující), pokud je to plátce, tak také jeho DIČ;
  • vyčíslený základ DPH;
  • základní nebo sníženou sazbu DPH (nebo sdělení, že plnění je osvobozené od DPH, a odkaz na příslušné ustanovení zákona o DPH);
  • výši DPH zaokrouhlenou na koruny nebo na haléře;
  • jednotkovou cenu bez DPH;
  • případnou slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně.

Daňové doklady můžete zasílat svým odběratelům emailem nebo elektronicky (po souhlasu odběratele).