Co jsou to účetní a daňové doklady

Účetní doklad je průkazný účetní záznam o určité hospodářské nebo účetní operaci - jednoduše řečeno - dokládá jednotlivé činnosti v rámci Vašeho podnikání.

Podle zákona o účetnictví (§11, odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví) musí účetní doklady obsahovat tyto náležitosti:

  • Označení účetního dokladu - zajišťuje vazbu mezi jednotlivými účetními doklady a účetními záznamy buď v jedné, nebo několika číselných řadách.
  • Popis účetního případu a jeho účastníky - např. nákup zboží nebo materiálu od společnosti X (obchodní jméno a sídlo právnické osoby, nebo příjmení, jméno a místo podnikání fyzické osoby).
  • Peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství - např. počet kusů a cenu za jeden kus prodaného zboží.
  • Okamžik vyhotovení dokladu - kdy byl doklad vytvořen.
  • Okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení dokladu
  • Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování

Účetní doklady se rozdělují na vnější a vnitřní.

Vnější (externí) účetní doklady dokumentují hospodářské operace plynoucí ze styku podniku s vnějším okolím, jsou určeny k odeslání mimo podnik nebo naopak do účetní jednotky přicházejí zvenčí. Jsou to např.:

  • přijaté faktury od dodavatelů,
  • vydané faktury odběratelům,
  • příjmové pokladní doklady (účtenky, které někomu vystavíte za své produkty nebo služby při placení),
  • výdajové pokladní doklady (účtenky, které od někoho dostanete za jeho produkty nebo služby při placení),
  • výpisy z bankovních účtů,
  • doklady plynoucí ze styku účetní jednotky s pojišťovnami a institucemi sociálního zabezpečení.

Vnitřní (interní) účetní doklady slouží pro zaúčtování hospodářských operací uvnitř podniku:

  • příjemky (materiálu, výrobků, zboží),
  • výdejky (materiálu, výrobků, zboží),
  • zúčtovací a výplatní listiny,
  • zápis o převzetí dlouhodobého majetku,
  • inventární karta,
  • zápis o vyřazení dlouhodobého majetku,
  • atd.

Jak se vlastně účetní doklady zpracovávají? Nejdříve se přezkouší správnost dokladů z věcné a formální stránky, pak se jednotlivé doklady roztřídí podle druhů (přijaté faktury, vydané faktury, příjmové doklady, atd.), označí a zaúčtují do účetních knih (většinou do účetního softwaru).

Nakonec je důležité si doklady uschovat pro případné kontroly. Zákon o účetnictví stanovuje lhůty na archivaci dokladů, např. účetní výkazy 10 let, účetní doklady a účetní knihy 5 let od konce účetního období, kterého se týkají. Ale vzhledem k tomu, že většinou účetní doklady jsou i daňovými (zjednodušeně slouží pro výpočet daní a i jako důkazní břemeno, jeli-li Vám doměřena daň za minulá období při vykazování ztráty), je nutné je uchovávat déle a to po dobu 10 let (mzdové listy až 30 let!).

Daňový doklad je zjednodušeně faktura nebo účtenka, která musí mít náležitosti stanovené § 26-35, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (DPH) a vystavuje ho plátce DPH do 15 dnů ode dne uskuteční zdanitelného plnění (při prodeji zboží podle kupní smlouvy je to den dodání nebo den převzetí zboží, při poskytnutí služby je to den poskytnutí služby nebo den vystavení daňového dokladu, a to ten den, který nastane dříve, den uvedený ve smlouvě, ke kterému dochází k převodu práva, den přijetí úplaty, pokud je u převodu práva sjednán způsob stanovení úplaty a není známa její výše).

Daňový doklad může být vystaven jako zjednodušený nebo běžný. Zjednodušený daňový doklad vystavujete na základě vlastního uvážení a musí obsahovat:

  • Vaše jméno a příjmení (či firmu);
  • sídlo či místo podnikání;
  • Vaše DIČ;
  • evidenční číslo dokladu;
  • rozsah a předmět plnění (název zboží, služby, údaj o množství zboží, rozsahu služby);
  • datum vystavení;
  • datum uskutečnění zdanitelného plnění nebo datum přijetí úplaty, a to ten den, který nastane dříve, pokud není shodné s datem vystavení
  • cenu celkem včetně DPH;
  • údaj, zda pro zdanitelné plnění platí základní nebo snížená sazba DPH nebo jde o plnění osvobozené od DPH (viz § 46-47 zákona o DPH).

Běžný daňový doklad navíc obsahuje:

  • Vaše jméno a příjmení (firmu);
  • sídlo nebo místo podnikání osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění (kupující), pokud je to plátce, tak také jeho DIČ;
  • vyčíslený základ DPH;
  • základní nebo sníženou sazbu DPH (nebo sdělení, že plnění je osvobozené od DPH, a odkaz na příslušné ustanovení zákona o DPH);
  • výši DPH zaokrouhlenou na koruny nebo na haléře;
  • jednotkovou cenu bez DPH;
  • případnou slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně.

Daňové doklady můžete zasílat svým odběratelům emailem nebo elektronicky (po souhlasu odběratele).